Een wervingssysteem op maat voor Argo Schoonmaakservice
Argo wilde sneller reageren op sollicitanten en grip op het hele wervingsproces. In vier weken bouwden we een ATS dat sollicitaties centraal binnenhaalt, gesprekken bij objectleiders inplant en HR laat zien waar elke kandidaat staat.
- 1 plekVoor sollicitaties, gesprekken, mail en cijfers
- <3 uurGemiddelde reactietijd op een sollicitatie
- 4 wekenVan eerste gesprek tot livegang
De situatie
Argo Schoonmaakservice is een schoonmaakbedrijf uit Roden. Werving loopt er het hele jaar door. De HR-afdeling en een recruiter handelen de sollicitaties af. Objectleiders beheren de schoonmaaklocaties waar de teams werken en voeren de kennismakingsgesprekken met nieuwe kandidaten.
Sollicitaties kwamen binnen via de vacaturewebsite, per mail en via campagnes. Ze belandden op verschillende plekken, waardoor niet altijd direct duidelijk was wie een kandidaat al had opgepakt en wat de volgende stap was. Dat kostte tijd. In de schoonmaak is snelheid bij werving doorslaggevend: wie het eerst reageert, heeft de grootste kans om een goede kandidaat aan te nemen.
Argo wilde één systeem waarin alle sollicitaties centraal binnenkomen, waarmee snel gereageerd kan worden en waarin een gesprek met de objectleider direct wordt ingepland. HR en de recruiter moesten er samen in kunnen werken. Een standaardpakket paste niet goed op de rol van de objectleiders en op de manier waarop Argo werft, dus werd het maatwerk.
Wat we bouwden
Een applicant tracking system (ATS) dat aansluit op hoe Argo werft: van binnenkomende sollicitatie tot ingepland gesprek, met cijfers voor management en marketing.
Sollicitaties komen automatisch binnen
Het ATS is gekoppeld aan de vacaturewebsite werkenbijargo.nl. Elk ingevuld sollicitatieformulier komt via een webhook direct in het systeem terecht, gekoppeld aan de juiste vacature. Sollicitaties per mail voert HR met een paar klikken in.
Eén overzicht van alle kandidaten
Een kanbanbord toont in welke fase elke kandidaat zit en hoe lang al. Wie een kandidaat oppakt, is direct zichtbaar voor het hele team. Zo blijft niemand liggen.
Gesprekken direct ingepland bij de objectleider
Objectleiders geven aan wanneer ze ruimte hebben. HR prikt een gesprek in dat blok, de afspraak verschijnt in de agenda van de objectleider en de kandidaat krijgt automatisch een bevestiging.
Mailen vanuit het systeem
Alle mail aan kandidaten gaat vanuit het ATS, uit naam van Argo. Met vaste mailtemplates per stap of met een eigen bericht, zodat niemand meer hoeft te zoeken wat er al is gestuurd.
Taken en herinneringen voor het team
HR-medewerkers zetten taken voor elkaar klaar, zoals een kandidaat terugbellen of een gesprek opvolgen. Met een deadline en een urgentie, toegewezen aan een collega. Zo houdt het team zicht op wat vandaag belangrijk is.
Vacatureteksten in minuten
Nieuwe vacatureteksten worden per onderdeel met AI opgesteld, in de toon en structuur van de bestaande vacatures. Vanuit het ATS gaat de vacature rechtstreeks naar werkenbijargo.nl.
Cijfers voor management en marketing
Een dashboard toont reactietijden, doorlooptijden en conversie per fase. Campagnes krijgen een UTM-code die meeloopt tot en met de aanname, zodat marketing per campagne ziet wat die oplevert en wat een nieuwe medewerker kost.
HR beheert het proces zelf
De fases van het wervingsproces, de mailtemplates en de gebruikers zijn door HR zelf in te stellen. Verandert de werkwijze, dan beweegt het systeem mee zonder dat er een developer aan te pas komt.
Argo nam het systeem direct na de oplevering in gebruik. Sindsdien hoort een kandidaat gemiddeld binnen drie uur iets terug. Het team bespaart elke dag tijd op het afhandelen van sollicitaties.
Wat het Argo oplevert
Het team ziet in één oogopslag welke kandidaten nieuw zijn, wie al is benaderd en waar een gesprek gepland staat. Gesprekken worden zonder heen-en-weer gemaild ingepland bij de objectleider. Terugbellen en opvolgen staan als taak bij een collega, met een deadline. Management stuurt op de reactietijden en marketing weet welke campagnes nieuwe medewerkers opleveren. Wat het team het meest waardeert: het systeem past bij hoe zij werken. Verandert het proces, dan passen ze het zelf aan.
Door het ATS werven we effectiever, besparen we tijd en hebben we grip op onze HR-processen.
Zo pakten we het aan
Eerste gesprek: we brachten het wervingsproces van Argo in kaart, van binnenkomende sollicitatie tot eerste werkdag. Daarna legden we vast wat het systeem in de eerste versie moest kunnen.
Testversie: na tweeënhalve week stond een eerste werkende versie klaar. HR en de recruiter gingen ermee aan de slag en verzamelden hun feedback in één ronde.
Afronden: anderhalve week later leverden we het volledige product op, inclusief de koppelingen met de vacaturewebsite en de agenda’s van de objectleiders.
Livegang: vier weken na het eerste gesprek nam Argo het systeem in gebruik. Sindsdien verfijnen we het samen verder, op basis van wat het team in het dagelijks gebruik tegenkomt.
Hoe we het bouwden
Het ATS is maatwerk in TypeScript. De interface is gebouwd met SvelteKit, de database komt van Supabase en de hosting draait bij Hetzner. Alle gegevens staan in de Europese Unie.
Kandidaten kiezen tijdens het solliciteren zelf hoe lang Argo hun gegevens mag bewaren. Na die termijn verwijdert het systeem ze automatisch, zodat Argo aan de AVG voldoet zonder er omkijken naar te hebben.
Vier weken van eerste afspraak tot oplevering is kort voor een systeem van deze omvang. Dat lukt omdat we AI inzetten bij het bouwen en de developer zich richt op de architectuur, de koppelingen en de controle van het werk. De consultant hield het proces van Argo scherp, zodat er precies gebouwd werd wat het team nodig had.
Gebouwd met
- TypeScript
- SvelteKit
- Supabase
- Hetzner
Verder binnen Studio Vaart
Dit zijn de diensten waarmee we werk als dit doen. Van een eerste werkende versie tot een compleet systeem op maat.
Loopt er bij jou ook een proces dat sneller kan?
Vertel kort waar het werk blijft hangen. We denken vrijblijvend mee over wat een systeem op maat voor jullie zou doen.