Studio VaartIk wil vooruit

AI-automatiseringen bouwen

Automatiseringen die terugkerend werk overnemen, gebouwd met AI en de software die je al gebruikt.

Plan een kennismaking
Schematisch net van verbindingen met één doorlopende route die is opgelicht: de geautomatiseerde stroom.

Wat het inhoudt

Elk bedrijf heeft werk dat elke dag terugkomt en steeds op dezelfde manier gaat. Mail lezen en doorzetten, gegevens overtypen van het ene systeem in het andere, documenten controleren en inboeken. Dat werk automatiseren we met de software die je al hebt en een AI-model dat het leeswerk en het beoordelen overneemt. Er komt geen nieuw systeem bij, het werk verdwijnt uit de handen van je team.

Een voorbeeld: orders komen per mail binnen, in allerlei vormen. Een AI-model leest de mail, haalt er de klant, de artikelen en de aantallen uit en zet de order klaar in je ERP-systeem. Een medewerker keurt goed en de order is verwerkt. Wat een half uur per order kostte, is nu een blik en een klik.

Waar de automatisering draait, hangt af van jullie situatie. Het liefst richten we hem in binnen de tools die je al hebt, zoals routines in Claude, tasks in ChatGPT of een automatiseringsplatform als n8n of Make. Is een automatisering complexer of wil je het liever helemaal uit handen geven, dan draait hij bij ons. We zijn niet gebonden aan één platform of één AI-model en denken mee over de beste keuze voor jouw proces.

Voorbeelden van automatiseringen

Vier voorbeelden van werk dat we automatiseren. Het kan van alles zijn: overal waar mensen tijd kwijt zijn aan lezen, overtypen en doorzetten, kunnen code en AI dat werk overnemen.

  • Orders uit de mailbox naar het ERP

    Een AI-model leest binnenkomende orders, haalt er klant, artikelen en aantallen uit en zet de order klaar in je ERP-systeem. Je team controleert en keurt goed.

  • Kandidaten kwalificeren

    Sollicitaties worden beoordeeld op de eisen van de vacature en geordend, zodat de recruiter meteen ziet wie er bovenaan staat en wie een bericht krijgt.

  • Facturen analyseren en inboeken

    Inkoopfacturen worden gelezen, gecontroleerd tegen de order en klaargezet in de boekhouding. Afwijkingen komen bij een medewerker terecht, de rest gaat door.

  • Werken in systemen zonder koppeling

    Een leveranciersportaal, een oud pakket of een website waar je moet inloggen: niet elk systeem heeft een koppeling. Met computer use bedient een AI-model zo'n systeem via het scherm, zoals een medewerker dat doet. Inloggen, gegevens opzoeken, formulieren invullen en documenten downloaden.

De AI-modellen en techniek waarmee we automatiseren

  • Anthropic
  • OpenAI
  • Gemini
  • Mistral
  • Grok
  • Cloudflare
  • Supabase
  • trigger.dev

Voor wie is dit?

Voor bedrijven waar mensen dagelijks tijd kwijt zijn aan terugkerend handwerk. Mail die gelezen en doorgezet moet worden, gegevens die van het ene systeem in het andere worden overgetypt, documenten die iemand moet controleren voordat ze verder kunnen. Het werk is voorspelbaar, het kost elke week uren en er gaat regelmatig iets mis omdat het tussendoor gebeurt.

Je weet welk werk je wilt automatiseren en wilt dat het gebeurt. Daar beginnen we mee. Wil je daarna verder automatiseren, dan denken we in een consultancytraject mee over welke processen de meeste tijd besparen. Werk je al met een AI-abonnement of een automatiseringsplatform, dan bouwen we daar het liefst in door.

Wat je krijgt

  • Een werkende automatisering op je eigen proces, in dagen gebouwd
  • Ingericht in de tools die je al hebt of bij ons gehost als dat beter past
  • Advies over het AI-model en het platform dat bij jouw proces past
  • Uitvoerig getest voordat hij aan gaat, met een controlestap door je team als je dat wilt
  • Uitleg en overdracht, zodat je team de automatisering begrijpt en er zelf mee verder kan
  • Een inschatting van de uren voordat we beginnen
  • Monitoring op basis van een maandelijkse fee als je dat wilt

Zo pakken we het aan

  1. Kennismaking. Je vertelt welk werk steeds terugkomt en waar het vastloopt. We kijken mee naar het proces en de systemen die erbij horen en zeggen eerlijk of automatiseren hier loont.

  2. Voorstel. Je krijgt een voorstel waarin staat wat de automatisering doet, waar hij draait en hoeveel uur we verwachten nodig te hebben. We werken tegen ons uurtarief, dus je ziet vooraf waar je aan toe bent.

  3. Bouwen en testen. We bouwen de automatisering en testen hem op testdata of op echte gevallen uit jullie praktijk, zodat we zien hoe hij omgaat met uitzonderingen.

  4. Live. De automatisering gaat aan. Wil je dat je team in het begin meekijkt of goedkeurt, dan bouwen we die controlestap in. We sturen bij waar dat nodig is.

  5. Overdracht en daarna. We leggen uit hoe de automatisering werkt en hoe je hem bijstuurt. Daarna beheer je hem zelf of laat je het beheer aan ons over.

Onafhankelijk in software en AI-modellen

We zijn niet gebonden aan één leverancier. Per automatisering kiezen we wat het beste werkt voor jouw proces, jouw systemen en jouw data.

  • Het model dat bij de taak past

    Een mail begrijpen vraagt een ander model dan een factuur controleren. We werken bijvoorbeeld met de modellen van OpenAI, Anthropic en Mistral. Ook open source modellen zetten we in, bijvoorbeeld als je data in je eigen omgeving wilt houden. Per taak kiezen we op kwaliteit, snelheid en kosten.

  • In jouw tools waar het kan

    Heb je al een AI-abonnement of een automatiseringsplatform, dan bouwen we daarin. Je team kent de omgeving en kan de automatisering zelf bijstellen.

  • Bij ons als het meer vraagt

    Automatiseringen met meer stappen of meer koppelingen bouwen we in code. Die draaien bij ons op Cloudflare, Supabase en trigger.dev. Jij blijft eigenaar, wij houden het draaiend.

  • Zorgvuldig met je data

    Verwerken wij je data, dan gebeurt dat op Europese hosting en laten we geen model trainen op jouw gegevens. Bouwen we in jouw tools, dan adviseren we over de instellingen voor dataverwerking en training.

Wat het oplevert

Uren per week terug voor het werk dat aandacht verdient. Het terugkerende werk gebeurt op tijd en op dezelfde manier, ook op drukke dagen en als iemand vrij is. Er gaat minder mis, klanten krijgen sneller antwoord en je team houdt zicht op wat de automatisering doet.

We rekenen ons uurtarief van € 140 exclusief btw. Een kleine automatisering, zoals een mailbox die automatisch wordt uitgelezen en doorgezet, staat binnen een paar dagen. Komen er meer stappen, koppelingen of controles bij, dan kost het meer uren. Na het eerste gesprek krijg je een inschatting van de uren, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

Wat er daarna gebeurt

Draait de automatisering in jullie eigen tools, dan kan je team er zelf mee verder: aanpassen, uitbreiden en uitzetten wanneer je wilt. Loop je vast, dan helpen we op afroep.

Draait de automatisering bij ons, dan houden we hem in de gaten en passen we hem aan als een AI-model of een koppeling verandert. Dat doen we tegen een vast maandbedrag.

Eén automatisering is vaak het begin. Als het werkt, komen de volgende processen vanzelf in beeld. Wil je daar gericht naar kijken, dan denken we in een consultancytraject mee over waar de meeste tijd te winnen is. Soms laat een automatisering zien dat er een groter systeem onder nodig is. Dan is software ontwikkeling de volgende stap.

Veelgestelde vragen

Welk werk leent zich voor automatisering?
Werk dat vaak terugkomt en voorspelbare stappen heeft, ook als er lezen en beoordelen bij komt kijken. Denk aan mail verwerken, gegevens overnemen, documenten controleren en berichten opstellen. Twijfel je of iets kan? In het eerste gesprek zien we het snel.
Werkt dit met de systemen die we al hebben?
Meestal wel. We sluiten aan op je mailbox, ERP, CRM of boekhoudpakket en op het AI-abonnement of automatiseringsplatform dat je al gebruikt. Heeft een systeem geen koppeling, dan kan een AI-model het via het scherm bedienen. Alleen als iets echt beter kan, stellen we een ander platform voor.
Blijft er controle door mensen?
Dat verschilt per situatie. Elke automatisering testen we uitvoerig voordat hij aan gaat. Wil je dat een medewerker meekijkt of goedkeurt, dan bouwen we een controlestap in, bijvoorbeeld in het begin of alleen voor uitzonderingen. Het kan ook volledig automatisch draaien. Dat bepalen we samen.
Wat gebeurt er met onze data?
Verwerken wij je data, dan doen we dat op Europese hosting en laten we geen model trainen op jouw gegevens. Bouwen we in jouw eigen tools, dan adviseren we welke instellingen je nodig hebt zodat je data niet voor training wordt gebruikt.
Wat als een AI-model of een koppeling verandert?
Draait de automatisering bij ons, dan houden we dat in de gaten en passen we hem aan als onderdeel van de monitoring. Draait hij in jullie eigen tools, dan helpen we op afroep.
Wanneer is dit software op maat in plaats van een automatisering?
Zolang we werk kunnen automatiseren met bestaande software en een AI-model, is het een automatisering. Heb je een eigen omgeving nodig waarin meerdere mensen werken, met eigen schermen, rechten en gegevens, dan bouwen we software op maat. Dat zeggen we in het eerste gesprek.

Verder kijken

Verder automatiseren, een groter systeem nodig of je team zelf leren automatiseren? Dan zijn dit de logische vervolgstappen.

Plan een kennismaking

Vertel kort welk werk steeds terugkomt en in welke systemen het gebeurt. We bellen binnen één werkdag om mee te kijken.

We bellen binnen 1 werkdag.